De par la nature de leur statut, les indépendants et professions libérales sont amenés à travailler seuls. C'est pourquoi il est important pour eux de s'équiper de logiciels adaptés à leur domaine. Ces logiciels sauront les accompagner dans la gestion de leur activité afin qu'ils puissent se consacrer pleinement à leur cœur de métier. Encore faut-il connaître les différentes offres et les fonctionnalités réellement nécessaires.
Quels sont les logiciels requis ?
Selon le type d'activité, les indépendants ou professions libérales ont besoin d'un logiciel spécifique. Alors qu'un rédacteur aura forcément besoin d'un logiciel de traitement de texte, un graphiste et un illustrateur auront besoin d'un programme graphique puissant. Par exemple, un
psychologue aura besoin d'un
logiciel pour la gestion de cabinet libéral.
Tout le monde devra en revanche être capable de gérer la
facturation (et éventuellement des devis). Celles-ci peuvent être générées à l'aide d'un tableur mais cela nécessite un suivi manuel. Le recours à un logiciel de gestion comptable permet d'automatiser le suivi d'activité pour préparer sa déclaration d'impôts ou au moins envoyer les données nécessaires à son expert-comptable.
L'exemple des logiciels pour les professionnels de santé
Prenons l'exemple des
professionnels de santé. Nous avons tous connu des médecins notant à la main les informations de leurs patients dans un dossier scrupuleusement classé par ordre alphabétique, dans une armoire. En cas d'incendie, l'ensemble des informations de la patientèle partait en fumée. En cas de cambriolage, la confidentialité des données pouvait être menacée. Désormais, la quasi totalité des professionnels de santé recensent leurs données dans un logiciels dédié à leur activité.
Y sont compilés les
dossiers patients, les éventuels échanges avec eux mais d'autres tâches permettant une meilleure gestion du
cabinet libéral, comme la saisie des données comptables (suivi des règlements, facturation, suivi de l’activité grâce à des statistiques sous forme d’infographies pour visualiser l’évolution du chiffre d’affaires ou les impayés) et la
gestion des rendez-vous peuvent être prises en charge, afin de faire gagner du temps au professionnels de santé. Un module de facturation pourra par exemple de communiquer facilement avec les mutuelles pour simplifier les remboursements des patients. Un rappel de rendez-vous à destination des clients permettra de réduire les absences non justifiées. Les patients prévenus par SMS n’ont qu’à répondre au SMS pour prévenir de leur absence.
On retrouve ces fonctionnalités dans un logiciel tel que magestionpsy.com, destiné aux psychologues, psychothérapeutes et thérapeutes en profession libérale.
Les atouts des applications "Cloud"
Aujourd'hui, presque tout le monde utilise des applications en ligne - le compte de messagerie électronique est l'une de ces applications. En termes simples, il s'agit d'un stockage accessible de n'importe où, et non sur votre propre ordinateur.
Les services sont toujours disponibles, car l'accès au
Cloud est possible de n'importe où dans le monde. Même si des problèmes de sécurité se posent sans cesse à cet égard : L'utilisation du cloud est en effet sûre et les données sont bien protégées sur un serveur.
Un autre avantage du nuage est qu'il est toujours à jour. Le logiciel est toujours à jour et l'utilisateur n'a pas à se soucier des mises à jour lui-même. Toute personne intéressée par l'utilisation de ce genre de logiciel peut généralement d'abord le tester gratuitement et sans obligation. Après ce test, vous pouvez décider si le cloud vous convient ou non.
Les indépendants ou professions libérales peuvent ainsi
partager les documents comptables avec leur expert-comptable.
Autre atout, un logiciel en ligne ne demande pas d'avoir un ordinateur avec une configuration particulière, il est consultable depuis n'importe quel appareil, cela peut même être une tablette ou un smartphone.
Autre avantage d'utiliser un cas d'utilisation typiques du cloud pour les free-lances sont, par exemple, le stockage en ligne ou le traitement conjoint de documents. Souvent, le nuage est utilisé comme disque dur supplémentaire, ce qui permet de disposer de plus d'espace de stockage. L'accès aux données centrales est facilement possible à partir de différents appareils. La
sauvegarde en ligne est également pertinente pour les indépendants : les données stockées dans le nuage sont en sécurité même si un incendie ou un dégât des eaux détruit le bureau, y compris les ordinateurs et les disques durs.
C’est également le cas du logiciel magestionpsy.com, que nous avons pris en exemple plus haut. Ce logiciel en ligne est entièrement compatible avec tous les appareils, du smartphone à l’ordinateur. A l’issue du premier mois gratuit, suivant son inscription, le professionnel de santé, qu’il soit psychologue, psychothérapeute ou thérapeute en profession libérale pourra décider de lui-même si les objectifs sont atteints, en fonction de ses résultats. Aura-t-il gagner du temps, gagner plus d’argent, optimisé son planning, communiqué plus facilement avec ses patients ?
Pour les professionnels de la santé, la
transformation numérique est un passage indispensable s‘ils souhaitent se consacrer pleinement à leurs patients et non à la gestion du cabinet. Le gain de temps et d’énergie gagné ne pourra que bénéficier aux patients.
